Nach der Auffassung des Bundesarbeitsgerichtes ist eine Personalakte im formellen Sinn die Gesamtheit aller Unterlagen welche der Arbeitgeber gemeinsam „als Personalakte“ führt. (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16. November 2010, Az. 9 AZR 573/09). Damit kann der Arbeitgeber nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichtes recht weitgehend den Umfang einer Personalakte bestimmen.
Während des Bestandes des Arbeitsverhältnisses besteht unproblematisch ein Recht des Arbeitnehmers auf Einsicht in die Personalakte. Nur in Ausnahmefällen (schwere Erkrankung, dauernde Ortsabwesenheit) kann dieses Recht auf Bevollmächtigte übertragen werden. Damit besteht ein Recht auf Einsichtnahme durch einen Anwalt grudsätzlich nicht (Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein, Urteil vom 17. April 2014, Az. 5 Sa 385/13), da es sich um ein höchstpersönliches Recht des Arbeitnehmers handele. Immerhin besteht nur ein Einsichtsrecht, nicht jedoch ein Recht auf Herausgabe der Personalakte (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16. November 2010, Az. 9 AZR 573/09).
Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers besteht nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichtes auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16. November 2010, Az. 9 AZR 573/09). Hintergrund hierfür sei „ein dem Beseitigungs- oder Korrekturanspruch vorgelagerte Transparenzschutz hinsichtlich des fremd geschaffenen und zeitlich aufbewahrten Meinungsbilds.“ Eine nähere Begründung, weshalb die Einsicht erforderlich wäre, wird nicht verlangt. Eine Einsicht ist damit möglich, um erst zu erfahren, ob überhaupt unrichtige Daten in der Akte vor in der Personalakte vorhanden sind. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichtes sei diese Einsichtnahmemöglichkeit auch unabhängig von irgendwelchen Ausschlussfristen. Die diesbezüglichen Ausführungen des Bundesarbeitsgerichtes sind derart weit formuliert, dass das Einsichtsrechts auch durch Erledigungsklauseln in Vereinbarungen oder Vergleichen nicht ausgeschlossen sein dürfte. Wenn dann unzutreffende Daten, wie beispielsweise eine unbegründete Abmahnung in der Personalakte enthalten sind, könnte der Arbeitnehmer hier Berichtigung oder Entfernung verlangen. Im Fall des beendeten Arbeitsverhältnisses wird hier aber verlangt, dass er Arbeitnehmer im Einzelnen darlegt, aus welchen Gründen nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses dennoch die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte erforderlich sei (Landesarbeitsgericht Sachsen, Urteil vom 14. Januar 2014, Az. 1 Sa266/13).
Im Hinblick auf diese Rechtsprechung ist jeder Arbeitgeber gut beraten, wenn er die Personalakte insbesondere nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Abhängigkeit von den Aufbewahrungsfristen bereinigt.